Con información de: NUGO.
En nuestro artículo anterior describimos las etapas para crear un plan estratégico de recursos humanos. Sin embargo nos han llegado preguntas y comentarios sobre diferentes temas. Es por ello que en esta ocasión escribiremos sobre la capacitación en la nueva realidad. Una vez sorteada la crisis del Covid-19, ¿por dónde empezamos de nuevo?.
Es por ello que proponemos hacer énfasis en el diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC). ¿Cuándo se hace?, ¿Cómo se hace?, y creo que lo más importante, ¿Cómo podemos darle seguimiento?. Que no sea letra muerta en un archivo mas del disco duro. (Ya de las hojas de papel en el cajón mejor ni hablamos!).
Existen diferentes momentos en la vida de un colaborador que suceden mientras trabaja para una empresa. Cuando recién se le contrata, cuando tiene alguna promoción hacia un nuevo puesto o una nueva área. También cuando sube por la escalera de la jerarquía organizacional hacia puestos de supervisor, coordinador, gerencia, dirección, etc. En cada una de esas etapas, seguramente tendrá un proceso de incorporación y capacitación planeado y estructurado.
Cuando un colaborador se incorpora a la empresa le tendremos listo su proceso de inducción. Seguramente con cursos de capacitación preestablecidos por nosotros (equipo de recursos humanos) y algunos otros de acuerdo a la especialidad (definidos por el encargado del área). Cursos, ya sean para el mejor conocimiento de los procesos internos de la empresa, o algunos temas técnicos o tecnológicos dependiendo del sector industrial o cual fuera el sector empresarial en el que nos encontramos.
Capacitación en la vida del colaborador
En sus diferentes cambios de puesto o de acuerdo a su crecimiento profesional, seguramente le tendremos preparado un proceso de capacitación. Algunos cursos o capacitación dentro del trabajo será previo al movimiento. Por ejemplo, algún proyecto que sirva de preparación al puesto. Una vez que la persona sea designada al puesto, seguramente tendrá algunas otras actividades planeadas como parte de su proceso de capacitación.
Algunas empresas, las mejor preparadas diría yo, tendrán todo un plan de carrera preparado y diseñado por cada colaborador. Y ese plan seguramente se irá actualizando con el tiempo, y se estaría revisando de manera continua y sistemática, digamos, una vez al año, por ejemplo. Cuando todo funciona como lo planeamos, vamos viento en popa, todo se ve bien, y nos sale bien. Pero, de repente…
Los tiempos en los que vivimos hoy nos obligan a pensar diferente, por ello, debemos salir de nuestra zona de confort y movernos hacia terrenos diferentes, y buscar la capacitación en la nueva realidad. Nuestros colaboradores seguramente también deberán moverse hacia territorios desconocidos. Es por eso que ejecutar un DNC ayudará a guiar el rumbo de cada uno de nuestros colaboradores.
Si realizamos una reestructura interna, cambiamos el rumbo del negocio, de un área o tan solo de algunos colaboradores; debemos también pensar en cuáles serán las herramientas, conocimientos y habilidades con las cuales debemos equipar a los colaboradores en esta nueva etapa.
Capacitación en tiempos complicados
Cómo siempre, saber a donde queremos llegar es lo primero que necesitamos para hacer un plan, de lo que sea. En términos de nuestros colaboradores, saber a donde los queremos llevar será el objetivo que nuestro plan de capacitación deberá tener para poder saber que camino tomar.
El uso de un modelo de detección de necesidades de capacitación es muy útil. Básicamente en el modelo propuesto, aquí mostrado, puede ser usado también como un modelo de plan de carrera, sólo qué, en este caso, es un plan puntual, en un movimiento de carrera específico. El plan de carrera es a largo plazo, y por un camino predefinido.
El objetivo de usar un modelo como este mostrado en la imagen anterior tiene como propósito 1) saber dónde estamos y 2) saber a dónde queremos llegar. Posiblemente muchos de ustedes han realizado ya planes de capacitación individualizados de esta manera. La pregunta a realizar sería: ¿le han dado seguimiento?.
El seguimiento de la capacitación en la nueva realidad
Después de 20 años de trabajar en diversas empresas, ya sean grandes corporativos, o empresas medianas con gran crecimiento, me tocó ver un sin fin de formatos y planes de capacitación como se mostró anteriormente. Sin embargo, el GRAN reto para todas las empresas fue: darle seguimiento a esos planes.
Todas las empresas dedican una cantidad de tiempo impresionante a la planeación de todo: personal, capacitación o entrenamiento, definición de objetivos, etc. Pero el resultado (casi) siempre es que todos esos planes se quedan en un documento, ya sea papel físico (espero que ya no), o un simple archivo Word o Excel en el disco duro (que por cierto siempre son n-copias mal administradas).
¿De qué nos sirve todo eso? De nada!
Hoy en día existen un gran número de herramientas que facilitan mucho no solo la creación de planes de capacitación, sino el proceso de autorización, seguimiento, revisión de presupuestos, etc.
Si en la herramienta tenemos la descripción de puesto y las competencias que cada perfil requiere, entonces crear el plan de capacitación para esta nueva realidad es muy sencillo. Y lo más importante, que nos facilitará el dar un adecuado seguimiento.
No necesitamos hacer algo muy sofisticado, las herramientas no deben ser un Excel personalizado o un archivo sofisticado para toda la empresa. Si utilizamos las herramientas correctas podemos sacarle mucho beneficio a toda la inversión que realizan las empresas. Ya sea maximizando el tiempo del personal, o el dinero invertido en planeación, la capacitación debe lograr una verdadera transformación y potencial productivo de nuestros colaboradores.
